Sygnaliści

W związku z przyjęciem na poziomie unijnym Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej Dyrektywa) na organizacje prywatne i publiczne zostały nałożone nowe obowiązki. Dotyczą one zapewnienia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości przez które należy rozumieć zachowania sprzeczne z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi lub zasadami etycznymi obowiązującymi w organizacji oraz ochrony osoby dokonującej takiego zgłoszenia (sygnalisty).

Obecnie trwają prace nad przyjęciem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, która stanowić będzie implementację unijnej Dyrektywy o ochronie sygnalistów do polskiego prawa.

Obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości dotyczy:

• podmiotów prawnych w sektorze publicznym,
• wszystkich przedsiębiorców z sektora usług, produktów i rynków finansowych oraz związanych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terro­ryzmu,
• przedsiębiorców zatrudniających od 50 do 249 pracowników (dla tych podmiotów konieczność wdrożenia obowiązkówzostałaprzesunięta do 17 grudnia 2023 r.),
• przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 250 pracowników,
• ewentualnie przedsiębiorców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, jeśli tak bę­dzie wynikać z dokonanej oceny ryzyka, uwzględniającej charakter działalności podmiotów i wynikający z niej poziom ryzyka.

Najważniejsze obowiązki podmiotów

Obowiązkiem podmiotów będzie po pierwsze – utworzenie wewnętrznych kanałów i opracowanie procedur umożliwiających dokonywanie zgłoszeń nieprawidłowości, przy czym:

• Kanały przyjmowania zgłoszeń mają zapewnić poufność osoby dokonującej zgłoszenia i osoby wskazanej w zgłoszeniu i zapewnić, że nieupoważnieni członkowie personelu nie będą mieć do tych danych dostępu;
• Należy wyznaczyć osobę lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń;
• Osobie dokonującej zgłoszenia należy potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
• Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej nie może przekroczyć 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
• Należy wyznaczyć bezstronną osobę lub bezstronną komórkę organizacyjną właściwą do podejmowania działań następczych;

Po drugie – obowiązkiem podmiotów prywatnych i publicznych będzie prowadzenie rejestru wszystkich przyjętych zgłoszeń.

Po trzecie – obowiązkiem podmiotów prywatnych i publicznych będziezapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi takimi jak: zwolnienie z pracy, zawieszenie, degradacja, przymusowy urlop bezpłatny, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy, wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena wyników lub o pracy, zastosowanie środka dyscyplinarnego, nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie. Lista takich działań jest długa i ma charakter otwarty.

Sankcje

Dyrektywa nakazuje państwom członkowskim ustanowienie sankcji za:

• utrudnianie dokonywania zgłoszeń,
• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów,
• naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty,
• brak ustanowienia procedury wewnętrznej

W projekcie ustawyo ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa znalazły się zapisy określające sankcje karne. Za brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych grozić może kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech. Takie same sankcje ustawodawca przewidział w razie utrudniania dokonania zgłoszenia o naruszeniu prawa, ujawnienia danych sygnalisty lub podejmowania w stosunku do osoby zgłaszającej działań odwetowych.

Kancelaria oferuje usługi, które mają na celu realizację ww. obowiązków obejmujące w szczególności:

• Przeprowadzenie audytu wstępnego w formie listy kontrolnej;

• Przygotowanieregulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który określi w szczególności  wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości oraz proceduręprowadzenia postępowania wyjaśniającego i podejmowania działań następczych;
• Przygotowanie formularza zgłoszenia nieprawidłowości;
• Przygotowanie klauzul informacyjnych, w celu spełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów RODO w związku ze zgłaszaniem nieprawidłowości i prowadzeniem postępowania wyjaśniającego;
• Przygotowanie wzoru rejestru przyjętych zgłoszeń;
• Stały monitoring zmian w przepisach i działania adaptacyjne do nowych regulacji prawnych.